TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION

La Société SOCAR AG désire recruter un(e) Assistant(e) de Direction pour une durée indéterminée. Rattaché(e) à la Direction Générale, l’assistant(e) de direction intervient sur l’ensemble des activités liées au travail du Directeur Général. L’assistant(e) a pour rôle d’assister le Directeur Général dans la gestion de ses missions.

I. Responsabilités et tâches du(de) candidat(e)

Il (Elle) a notamment pour responsabilité d’assurer les tâches suivantes :
•Réceptionner et enregistrer le courrier (arrivé et départ);

•Effectuer et recevoir les appels téléphoniques de la Direction Générale ;

•Trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées ;

• Préparer les réponses aux demandes de renseignements, le cas échéant ;

• Rédiger les correspondances de la Direction et en assurer le suivi ;

• Veiller à l’actualisation des coordonnées des partenaires individuels et institutionnels (adresses électronique et postale, téléphone) ;

• Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise en forme) ;

• Assister le Directeur Général dans la gestion journalière des activités administratives ;

• Gérer quotidiennement l’agenda du Directeur Général ;

• Prendre les RDV pour des personnes internes et externes ;

• Mettre les informations à la disposition du Directeur Général ;

• Superviser la production et la multiplication de documents de travail de la Direction Générale ;

• Préparer les réunions, (l’ordre du jour, les comptes rendus, la réservation des salles pour les réunions, etc.) ;

• Assurer la prise de notes lors des différentes réunions et rédiger les comptes rendus ;

• Diffuser les comptes rendus de réunion ;

• Traduire les documents administratifs ;

• Exécuter toutes autres tâches relevant de sa compétence et solliciter par le Directeur Général.

II. Qualifications et expérience requises

Pour être éligible, le(la) candidat(e) doit avoir au minimum une formation universitaire de niveau Licence ou Bac + 3 en Communication.
Le (la) candidat(e) au poste doit aussi:

• Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (05) ans en qualité d’assistant(e) de direction ;

• Avoir une expérience d’au moins deux (2) ans dans le secteur des assurances ;

• Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;

• Avoir le sens de l’écoute, être méthodique, accueillant(e) et ordonné(e) ;
• Capacité de travailler en équipe ;

• Maitriser le Kirundi et avoir une excellente capacité rédactionnelle en français (très bien) ;

• Avoir un bon niveau d’anglais parlé et écrit ;

• Etre immédiatement disponible ;

• Avoir le sens de la rigueur et de l'organisation ;

• Etre motivé(e)pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités, respecter les délais ;

• Etre capable de travailler sous pression ;

• Faire preuve d’une grande discrétion ;

• Les candidatures féminines sont encouragées.

III. Documents requis

Toute personne intéressée par cette offre est priée de déposer son dossier comprenant :
• Une lettre de motivation adressée à Madame le Directeur Général de Socar AG;

• Un CV détaillé actualisé ;

• Des photocopies de diplômes certifiées conformes aux originaux ;

• Des attestations de services rendus, s’il y en a ;

• Trois personnes de référence (nom, fonction et contact), s’il y en a ;

• Tout autre document jugé utile par le candidat pour convaincre la sélection.

IV. Présentation de candidature et date de prise de fonction


1. Le dossier physique sous pli fermé portant mention "Recrutement d’un(e)Assistant(e)de Direction de SOCAR AG, est à déposer au bureau de SOCAR AG sis à Bujumbura, Commune MUKAZA, 17, Jonction Boulevard de l’indépendance et Avenue d’Italie, pendant les heures de service ;

2. Le candidat retenu devra être disponible immédiatement;

3. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 25/06/2021 à 17H30